I Rigsarkivet ligger 12.913 æsker eller cirka 1.300 hyldemeter med materiale om kolonien i Vestindien. En tredjedel stammer fra den daværende centraladministration i København, to tredjedele fra lokaladministrationen i Dansk Vestindien. Samlingen blev i 1997 optaget på UNESCOs liste over verdenskulturarv.
Tilgængeligt for alle
For at gøre materialet tilgængelige for alle og bevare det for eftertiden, er mere end 99 procent af denne samling blevet scannet og digitaliseret. De cirka 5 millioner scannede sider er tilgængelige for søgning her på sitet og synlige på Arkivalier Online. Men den sidste lille procent – 122 æsker, som stammer fra lokaladministrationen – er i så dårlig stand, at en scanning ville gøre for stor skade. Her vil der på Arkivalier Online i stedet være information om, at arkivalierne ikke kunne scannes. Der vil også være fotos, der viser eksempler på materialets tilstand.
Yderligere information om de 122 æsker der ikke kunne scannes fås ved henvendelse til mailboxRASEK@sa.dk
Svampeangreb, blæksyre og insektgnav
De mest almindelige skader på arkivalierne er svampeangreb, blæksyre og gnav af insekter eller mus. Det tropiske caribiske klima med høj luftfugtighed og høje temperaturer har også gjort, at papiret smuldrer.
Svamp

Blæksyre

Insektgnav

Bid fra mus

Konservering
Noget af det skadede materiale i de 122 æsker vil måske kunne scannes efter at være blevet konserveret. Men konservering er dyr og overvejes kun for dokumenter med information, som ikke kan findes andre steder. Ved en ødelagt brevkopibog vil man for eksempel kunne finde den originale udgave af de samme breve i modtagernes arkiver, ofte i arkiverne fra centraladministrationen i København.
Scanning
Scanningen foregår på forskellige typer scannere efter dokumenternes forskellige størrelse og formater. Under scanningen sker der en omfattende kvalitetskontrol af billedet. Når eventuelle fejl er rettet, overføres billedet af dokumentet til en ekstern harddisk, og der laves yderligere en back-up, før det konverteres til et teknologineutralt bevaringsformat samt til JPG. Rigsarkivet stiller de scannede dokumenter til rådighed via læsesale og digitale tilbud på nettet bl.a. Arkivalier Online. Denne adgang reguleres efter arkivloven, der afgør, hvornår der er adgang til det pågældende dokument.