Når du søger i de vestindiske arkivalier søger du i scannede arkivalier i alt ca. 5 mio. billedfiler, der er fordelt på over ca. 15.000 billedserier. Du søger endvidere i arkivalier, der er tilføjet indtastninger af frivillige såkaldte afskrevne arkivalier, der er fordelt på over 130.000 poster af afskrevne arkivalier. Dette tal er dog dynamisk, da der løbende indtastes poster af frivillige.
Rigsarkivets arkivalier følger en bestemt orden for, at Rigsarkivet kan holde styr på dem. Arkivalierne er ordnet efter hvem, der har skabt arkivaliet og det kaldes en arkivskaber f. eks. Generalguvernementet. Under arkivskaberen er der forskellige afgrænsede emner, der er opdelt i arkivserier f. eks. Generalguvernementet – Kopibog for skrivelser til kongen.
Samtlige vestindiske arkivskabere og arkivserier er oversat til engelsk, så engelsktalende brugere har en mulighed for at navigere og søge oplysninger efter den orden arkivalierne ligger i. Langt de fleste af de arkivalier, der kan søges i vil dog være på dansk og skrevet med gammel dansk håndskrift (gotisk).
Siden 2015 har frivillige hjulpet med at indtaste udvalgte vestindiske arkivalier for at gøre det lettere at fremsøge og læse arkivalierne også for engelsktalende brugere. Det er et enormt arbejde bare at få færdigindtastet de ca. 200.000 billedfiler af vestindiske arkivalier, der ligger på indtastningsportalen nu. Engelsktalende brugere må dermed leve med, at de i langt de fleste tilfælde vil få søgeresultater på dansk, men søgeresultaterne vil dog være struktureret med en engelsk ledsagetekst, hvor arkivskaber og arkivserie er oversat til engelsk.
Kender du allerede disse systemer, kan du også finde arkivalierne direkte her
Arkivalier Online: Indeholder billeder af scannede arkivalier. Du kan finde det vestindiske tema i Arkivalier Online her.
Rigsarkivets Indtastningsportal: Bliver også kaldet crowdsourcing portalen, og indeholder indtastninger af vestindiske arkivalier, hvor frivillige hjælper med at indtaste bl.a. navne og steder, så de bliver mere søgbare. Indtil videre er det dog kun en lille del af Rigsarkivets arkivalier, som er indtastet fuldt ud. Se det vestindiske tema i Rigsarkivets Indtastningsportal her.
Arkivdatabasen Daisy: Indeholder oplysninger om hvem, der har skabt arkivalierne (arkivskaber), hvilke arkivalier, de har skabt (arkivserier) og hvad arkivalierne indeholder samt eventuelle yderligere metadata. Du kan tilgå arkivdatabasen Daisy her.
Sådan søger du
I feltet ”Søg efter” kan du skrive lige så mange ord, du vil. Det er en god ide at starte med at søge bredt med få ord.
Hvis resultatet af din søgning giver mange hits, kan du indsnævre søgningen, ved at:
- Skrive flere ord
- Afgrænse søgningen tidsmæssigt ved at skrive et eller flere årstal i “dato fra” og ”dato til”. Du kan godt nøjes med at skrive et begyndelsesår eller et slutår. Og du behøver ikke anføre dag og måned
- Afgrænse søgningen til bestemt type poster ved at sætte flueben i relevante felter: ”Afskrevne af arkivalier”, ”Scannede arkivalier”
- Bruge tilladte søgetegn
Du kan lave datosøgning på to forskellige måder, enten i felterne ”Dato fra” og ”Dato til” eller i feltet ”Søg efter”.
TIP: Ønsker du at finde en bestemt arkivserie (f. eks. auktionsprotokol), kan det være en fordel kun at søge på arkivseriens navn eller det vigtigste ord i arkivseriens navn. Kombinerede søgninger på både arkivskaberens navn og arkivseriens navn giver ofte langt flere hits at bladre igennem.
”Dato fra” og ”Dato til”
Bruger du ”Dato fra” og ”Dato til” til datosøgning, vil du få alle hits, som på nogen måde tidsmæssigt ligger indenfor eller overlapper det tidsinterval, du angiver.
”Søg efter”
Skriver du dateringer i ”Søg efter”, får du kun hits, der modsvarer præcis den datering, du har angivet. Hvis du kender den præcise datering, kan du derfor med fordel skrive dateringen i feltet ”Søg efter”, fordi det vil give færre hits, end hvis du skriver datering i ”Dato fra” og ”Dato til”.
OBS: Hvis du anvender et tastatur uden de danske bogstaver Æ, Ø, Å kan du bruge: AE i stedet for Æ, OE i stedet for Ø og AA i stedet for Å i feltet ”Søg efter”.
Søgetegn – gør din søgning mere præcis
”…”
(anførselstegn)
Søger efter poster, hvor de ord du skriver, forekommer i netop den rækkefølge.
Eksempel
Hvis du fx skriver: ”Jens Peter” finder du alle poster, hvor ordene Jens Peter forekommer i lige netop denne rækkefølge, men Jens F. Peter vil ikke blive vist i dit søgeresultat.
+
(plus)
Søger efter poster, hvor alle de indtastede ord forekommer uanset rækkefølge.
(Bemærk, der må ikke være mellemrum efter +).
Eksempel
Hvis du fx skriver: Jens +Peter finder du alle poster, hvor begge ordene Jens og Peter forekommer.
–
(minus)
Søger efter poster, hvor det indtastede ord efter minus ikke forekommer.
(Bemærk – der må ikke være mellemrum efter –).
Eksempel
Hvis du fx skriver: Jens -Hansen finder du alle poster, hvor ordet Jens forekommer, men Hansen ikke forekommer.
*
(stjerne)
Erstatter ét eller flere tegn i enden af et ord, men ikke midt i et ord.
Eksempel
Hvis du fx skriver: Medicin* finder du alle poster, som indeholder ord, der starter med medicin, fx også medicinske, medicinæ, medicinalvæsen, medicinalindberetninger m.fl.
||
(to lodrette streger)
Søger efter poster, hvor enten det ene indtastede ord eller det andet ord forekommer.
(Bemærk – der skal være mellemrum på begge sider af | ).
Eksempel
Hvis du fx skriver: Jens | Peter: Finder du alle poster, hvor enten ordet Jens eller Peter forekommer.
(…)
(parentes)
Fortolker flere sammensatte søgeudtryk.
Eksempel
Hvis du fx skriver: Horsens Clausen | Klausen uden parentes bliver det fortolket som (Horsens OG Clausen) ELLER Klausen, mens hvis du skriver: Horsens (Clausen | Klausen) så opnår du det, du sikkert mente nemlig: Horsens OG (Clausen ELLER Klausen).
~N efter et ord
(N angiver et antal tegn)
Medtager også ord i søgeresultat, som afviger med det antal tegn, du har skrevet efter ~.
Afvigelsen fra søgeordet kan være alle steder i ordet. Afvigelsen kan være andre bogstaver end dem du har skrevet, men også afvigelse i antal (+/- det antal tegn du har angivet)
(Bemærk – der må ikke være mellemrum før eller efter~).
Eksempel
Hvis du fx skriver Nilsen~1, så søger du efter: Nilsen, Wilsen, Nelsen, Nissen, Nilson, Nisen, Ilsen, Nielsen osv.
Fandt du ikke det, du søgte efter?
Der kan være flere grunde til, at din søgning ikke giver nogle hits eller med et andet resultat end det ønskede.
Andet ord – samme betydning
Et emne kan gennem tiden have skiftet navn. F. eks. hed ”matrikler” tidligere ”landlister”.
Arkivserien – navngivning
Måske har du skrevet en betegnelse på en arkivserie, der ikke svarer til det, som er registreret i systemerne. Hvis du kender et andet navn, så prøv det i stedet. F. eks. ”døbte” i stedet for ”fødte”.
Arkivskaberen – navngivning
Arkivskabere kan have haft forskellige navne gennem tiden. Hvis du kender et andet navn, så prøv det. F. eks. er arkivserien ”Gruppeordnede sager: Puerto Rico: Sager vedrørende Puerto Rico 1767-1805” skabt af to arkivskabere:
- Tyske Kancelli er arkivskaber i perioden 1767-1770.
- Departementet for de Udenlandske Anliggender arkivskaber i perioden 1770-1852).
Brug ental
Har du skrevet betegnelsen for arkivserien i flertal? I systemerne er de fleste betegnelser for arkivserier skrevet i ental, fx Kopibog, ikke Kopibøger. Prøv at skrive arkivseriens navn i ental.
Findes arkivalierne på Rigsarkivet?
Rigsarkivet har alle arkivalier vedrørende Dansk Vestindien fra centraladministrationen i Danmark, men kun 60 procent af arkivalierne fra den lokale administration i kolonien. De resterende 40 procent findes primært i US National Archives i Washington DC og en lille del på US Virgin Islands.
Gammel/ny stavemåde
Måske har du ikke skrevet navnet på arkivskaberen eller arkivserien på samme måde, som det er registreret i systemerne. I systemerne er de fleste navne registreret med moderne retskrivning.
Rækkefølge er ligegyldig
Du kan skrive flere ord i søgefeltet. Rækkefølgen af ordene er ligegyldig: Om du skriver “Christiansted byfoged” eller “byfoged Christiansted” spiller ingen rolle.
Samme ord – anden betydning
Et ord kan have flere betydninger – også over tid. Fx kan “plakat” betyde et lokalt reglement eller lovgivning, der offentliggøres som et opslag i form af en plakat, men det kan også betyde en reklame for en virksomhed eller begivenhed, der offentliggøres som et opslag.
Ældre henvisninger
Hvis du søger på grundlag af en ældre henvisning, kan det ske, at arkivalierne er blevet omregistreret. Prøv at søge på arkivskaberens navn.
Spørgsmål
Har du spørgsmål eller kommentarer vedrørende at søge i de vestindiske arkivalier så send en email til: mailbox@sa.dk.